L'audit recovery est une activité qui vise à vérifier la bonne application de vos condition et contrats d'achats pour identifier les sommes indûment payées aux fournisseurs. Nos missions d'audit recovery génèrent immédiatement du cash car les montants sont récupérés par nos équipes.
Pay-Back met en œuvre l'audit recovery principalement pour les grandes entreprises, en particulier le secteur de la distribution, et ceci sur de nombreux postes de dépenses: marchandises, matières premières, loyers immobiliers, frais généraux, sous-traitance, etc.
L'audit recovery consiste dans un 1er temps à reproduire dans notre data center les transactions réelles issues des différentes sources du système d'information de nos clients. Ensuite nos auditeurs expérimentés en audit recovery comparent les résultats obtenus aux conditions négociées entre acheteur et fournisseu, puis aux paiements effectifs en comptabilité.
| Phase 1 | Phase 2 | Phase 3 | Phase 4 | |
|---|---|---|---|---|
| Démarrage | Analyse | Validation | Encaissement | |
| Approche |
Collecte des données et documents commerciaux. Objectif : Disposer de l'ensemble des informations sur les accords et transactions fournisseurs. Cette phase est courte mais primordiale pour la qualité des analyses. |
Recherche des écarts de paiements par traitements informatisés puis analyse détaillée par nos collaborateurs. Objectif : Identifier et d'instruire précisément tous les écarts. Cette phase constitue l'essentiel de notre mission. |
Collecte des pièces justificatives et rédaction d'une note descriptive de l'écart. Objectif : Valider les réclamation avec nos clients avant de les adresser aux fournisseurs. Cette phase est très courte et permet à nos clients de valider chaque réclamation. |
Suivi des réclamations adressées aux fournisseurs et relances si nécessaire. Objectif : Réclamer, justifier et encaisser les sur paiements. Cette phase est généralement courte mais la durée varie selon les fournisseurs. |
| Résultat | Dossier d'instruction des écarts de paiements avérés. |
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Les sur paiements peuvent être :
Les principaux facteurs qui augmentent les risques de sur paiements sont :
L'audit recovery, au-delà du cash qu'il génère immédiatement, permet de mettre en avant des zones de risques et des dysfonctionnements au travers de nos rapports de synthèse. Vous aurez ainsi une vision pratique des faiblesses du contrôle de vos processus d'achats.
L'audit recovery est une activité discrète avec très peu d'impact sur vos opérations courantes.
La clé de notre succès en audit recovery repose sur 4 fondamentaux :
Nos 3 périmètres d'intervention en audit recovery sont : Les incidents de paiements, les conditions fournisseurs et les baux commerciaux.
Nous analysons les comptes et transactions des fournisseurs et rapprochons les états comptables afin d'identifier des sur paiements. En cas d'erreur avérée, nous établissons un dossier de réclamation détaillé et récupérons les sommes indûment payées.
Nous vous remettons un rapport détaillé des incidents (double enregistrement, double règlement, avoir non déduit, erreur de TVA…) et un rapport de synthèse par typologie d'erreur.
Vos gains : La récupération de cash additionnel, la fiabilisation des informations comptables, la détection des dysfonctionnements récurrents, et la
réduction de la charge du contrôle interne.
Il est essentiel de valider l'application des accords commerciaux négociés compte tenu de l'enjeu financier qu'ils représentent. Nous étudions vos contrats fournisseurs et les conditions d'achats afin de vérifier que les clauses et négociations sont bien appliquées (prix articles, promotions, remises directes, remises différées, ristournes, coopération commerciale, prestations de services…). Le cas échéant, nous établissons un dossier de réclamation détaillé et récupérons les sommes indûment payées.
Périodiquement, nous vous remettons un rapport détaillé des incidents (non application des promotions, erreur de calcul du chiffre d'affaire ristournable, coopération commerciale non facturée…) et un rapport de synthèse par typologie d'erreur.
Vos gains : La récupération de cash additionnel, l'amélioration du taux de marge et la sécurisation de vos processus internes.
Nous réalisons l'audit de vos baux commerciaux pour vous assurer que le prix payé correspond au prix contractualisé (loyers et charges de copropriété). De plus, nous sécurisons l'information de votre parc immobilier afin de constituer une base de données fiable et exploitable. Nous vous remettons un rapport de synthèse des incidents (indexation incorrecte de loyers, charges indûment payées…).
Vos gains : La récupération de cash additionnel et/ou d'un potentiel de négociation pour des extensions ou renouvellements, la fiabilisation des informations du parc immobilier.
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