ENGIE Italia e Pay-Back Group: come tenere la flotta sotto controllo

La collaborazione con Pay-Back consente a ENGIE Italia di monitorare le spese dei viaggi dei dipendenti e l’intera flotta aziendale. Il Responsabile dei Servizi Generali e Mobility Manager Claudio Sposato spiega i dettagli della partnership e quali sono i benefici.

Tenere sotto controllo le spese dei viaggi dei dipendenti e, in generale, monitorare lo status della flotta aziendale, aggiornando le anagrafiche e analizzando i consumi e le anomalie dei veicoli. Sono questi i valori aggiunti principali del servizio di Pay-Back Group, società specializzata nel trattamento, nell’analisi e nella valorizzazione dei dati. 

Il supporto di Pay-Back ai clienti è finalizzato ad un obiettivo di fondamentale importanza, specie in questo periodo storico che stiamo attraversando: il controllo del TCO (Total Cost of Ownership) e, di conseguenza, il monitoraggio dei costi. A testimoniarlo, nel concreto, è la case history di ENGIE Italia, azienda nota per essere tra le principali realtà italiane specializzate nella produzione e distribuzione di energia elettrica, gas naturale ed energia rinnovabile. Abbiamo intervistato il Responsabile dei Servizi Generali e Mobility Manager della società, Claudio Sposato.

ENGIE ITALIA VERSO LA TRANSIZIONE ENERGETICA

Quella di¬†ENGIE¬†√® una flotta ampia, che ha avviato il suo cammino verso la¬†transizione energetica.¬†‚ÄúIl parco auto del Gruppo ENGIE in Italia √® composto da¬†circa 1300 vetture, di cui circa 430 assegnate in fringe benefit, suddivise a loro volta in due fasce, e circa 870 automezzi di servizio. Attualmente il 26% √® rappresentato da veicoli ‚Äúgreen‚ÄĚ (full hybrid, plug in, full electric, metano)¬†‚Äď spiega Sposato ‚ÄstTutte le nostre auto sono acquistate con la formula del¬†noleggio a lungo termine¬†e lavoriamo principalmente con tre/quattro fornitori scelti periodicamente tramite gare‚ÄĚ.

La strategia di ENGIE Italia √® quella di accelerare la¬†transizione verso un‚Äôeconomia carbon neutral, aggiunge Sposato,¬†‚Äúattraverso l‚Äôaccelerazione nello sviluppo delle energie rinnovabili e nella crescita delle infrastrutture decentralizzate e l‚Äôofferta di soluzioni innovative a basse emissioni di carbonio ai nostri clienti. Una strategia adottata introducendo tutte le azioni per ridurre la nostra Carbon Footprint. Lo abbiamo fatto nelle nostre sedi e lo stiamo applicando nella¬†gestione della flotta auto. Pertanto, oggi la car list prevede solo¬†auto ibride o elettriche, ad eccezione delle auto di servizio (dove ancora ci sono pochi modelli a disposizione), e abbiamo l‚Äôobiettivo di arrivare nel 2024 ad utilizzare¬†auto green per oltre il 50% del parco‚ÄĚ.

LA PARTNERSHIP CON PAY-BACK

In questo contesto si inserisce¬†la partnership con Pay-Back, una collaborazione, racconta il Mobility Manager, ‚Äúiniziata alcuni anni fa sul controllo e l‚Äôanalisi delle spese per i viaggi, con due principali obiettivi: verificare il rispetto degli accordi contrattuali dei principali vettori, con un conseguente controllo dei costi; e verificare l‚Äôallineamento tra i viaggi effettuali e la nostra¬†travel policy‚ÄĚ.

L‚Äôanalisi di Pay-Back, effettuata tramite una piattaforma dedicata, viene completata e riassunta attraverso la redazione di una¬†reportistica periodica dettagliata¬†e puntuale dalla quale, tra l‚Äôaltro, vengono evidenziate le azioni da intraprendere per ottimizzare i costi. ‚ÄúDallo scorso anno, considerato l‚Äôeccellente lavoro compiuto nel settore travel, abbiamo esteso la collaborazione anche all‚Äôanalisi della flotta auto. Con un parco di circa 1300 auto e costi annui totali di circa 10 milioni di euro, con una media di circa 150 vetture/anno sostituite e nuovi ordini, √® per noi molto importante effettuare una verifica puntuale sui costi fatturati dai noleggiatori e dai principali fornitori di servizi, a partire dal carburante, e mantenere costantemente aggiornate ed allineate le anagrafiche‚Ä̬†sottolinea Sposato.

L’IMPATTO DEL COVID

Una serie di servizi in outsourcing che assume ancora pi√Ļ valore dopo l‚Äôavvento del¬†Covid. Come spiega Sposato, la pandemia ha avuto un forte impatto sul mondo del lavoro, cambiandone i ritmi, gli spazi, i flussi e accelerando i processi nel definire una nuova normalit√† ‚Äúin cui la presenza in azienda, in nuovi spazi di lavoro riorganizzati e flessibili, si alterni con lo smart working, che del resto stiamo gi√† mettendo in atto‚ÄĚ.

‚ÄúQuesto nuovo modo di lavorare comporter√† conseguentemente anche una¬†diversa mobilit√†¬†e allo stesso tempo nuove esigenze nei confronti di tutti gli attori della filiera, come per esempio¬†formule di noleggio diverse e pi√Ļ brevi, servizi evoluti di¬†car sharing e car pooling¬†con veicoli elettrici e/o ibridi‚ÄĚ.¬†Le aziende del¬†Fleet Management, in questo contesto,¬†‚Äúdevono supportare questa evoluzione del settore offrendo soluzioni, anche nuove, che possano accompagnare le societ√† verso questa transizione‚ÄĚ.

VANTAGGI E FUTURO

Per quanto riguarda i vantaggi della collaborazione con Pay-Back, Sposato non ha dubbi.¬†‚ÄúPay-Back fornisce un supporto aggiuntivo alle nostre costanti verifiche interne, sia sull‚Äôaggiornamento delle anagrafiche, sia sulle analisi dei consumi e delle eventuali anomalie. Vengono inviati mensilmente 30 tracciati, e ognuno di questi rappresenta il dettaglio della fattura su formato Excel per ogni singola targa e per ogni tipologia di servizio (canone di noleggio, canone di manutenzione, sinistri, carburante, ect.): quindi si tratta di circa¬†50.000 righe di dettagli¬†che Pay-Back mensilmente acquisisce massivamente all‚Äôinterno della propria piattaforma‚ÄĚ.

‚ÄúI dettagli vengono elaborati e condivisi consentendoci di¬†monitorare i costi¬†e¬†confrontare le previsioni di spesa¬†con il nostro Forecast. Pay-Back, inoltre semplifica ulteriormente la lettura delle informazioni utili alle verifiche amministrative ed operative‚Ä̬†specifica il Mobility Manager.

La collaborazione tra ENGIE e Pay-Back √® destinata a proseguire ancora maggiormente in futuro.¬†‚ÄúIl nostro principale obiettivo per il 2021 √® quello di consolidare le analisi dei costi della flotta delle auto, per esempio completando le¬†verifiche sui carburanti e sui Telepass, e costruire un ‚Äėpannello di controllo‚Äô con i principali indici di riferimento utili per avere in modo immediato una visione complessiva dell‚Äôandamento dei costi. Considerati i positivi riscontri della partnership con Pay-Back, ritengo che in futuro la collaborazione possa essere non solo mantenuta, ma estesa ad altre tipologie di attivit√†: per esempio la¬†telefonia, ambito all‚Äôinterno del quale la numerosit√† e la complessit√† dei dati da trattare, verificare e analizzare √® molto alta‚ÄĚ.