En presque trente ans, Iperal, une marque née en Valteline, connue et appréciée dans toute la Lombardie, poursuit son chemin vers une évolution ininterrompue. La croissance du groupe n’est pas seulement quantitative : l’augmentation du chiffre d’affaires, du nombre de points de vente ainsi que celle des employés s’accompagne d’une recherche constante d’amélioration du service et de l’efficacité. La relation avec Pay-Back Group Italia, une société qui a acquis une expérience considérable dans le domaine de l’analyse commerciale, contribue clairement à cette évolution. Grâce aux compétences spécifiques des consultants et à la méthodologie de travail éprouvé utilisée dans l’analyse effectuée chez Iperal, des améliorations concrètes ont été obtenues dans la réalisation des transactions commerciales, avec un impact positif sur workflow ainsi que sur les processus de communication au sein de l’entreprise. Avec Pay-Back Group Italia, Iperal a récupéré des bénéfices et amélioré l’efficacité de la gestion des relations administratives et commerciales avec ses fournisseurs.

En phase avec les valeurs

L’une des valeurs fondatrices du groupe Iperal est l’évolution, qui ne se limite toutefois pas à l’expansion quantitative : l’entreprise est fortement mobilisée pour améliorer constamment son offre qualitative, en recherchant sans relâche les services et les solutions qui peuvent satisfaire au mieux ses clients. L’amélioration de l’efficacité des processus opérationnels et organisationnels, y compris la gestion des contrats commerciaux, fait également partie de l’évolution qualitative constante. Le groupe est organisé pour gérer des activités administratives et comptables en interne, mais bien qu’il contrôle scrupuleusement et rigoureusement les transactions, le seuil de sa taille critique étant atteint, les difficultés de détection de défaillances techniques dans les contrats sont inévitables, ce qui entraîne des dysfonctionnements perceptibles mais difficiles à identifier et à réaffecter correctement aux différentes transactions.

 La conscience de l’existence de ces dysfonctionnements, combiné à l’impossibilité d’optimiser la gestion des contrats avec les seules ressources internes a convaincu Iperal de demander l’intervention de Pay-Back Group Italia, une société spécialisée dans la valorisation des données, l’analyse des conditions d’achat commercial et la vérification de la fiabilité ; et qui avait déjà collaboré avec d’autres entreprises de l’usine d’Agorà avec d’excellents résultats. 

L’importance de l’expérience L’analyse des entreprises vise à détecter les anomalies qui entraînent un manque à gagner, permettant ainsi de les récupérer. L’analyse couvre un très grand nombre de données — primes, remises accordées sur la facture, versements ou autres conditions commerciales favorables accordées par les fournisseurs — et comprend, outre les contrats, les aspects administratifs et comptables des documents de paiement individuels ou des notes de crédit.

Pour être effectué efficacement, ce travail nécessite des outils — tant informatiques que cognitifs — hautement spécialisés, et est également facilité par une expertise spécifique dans le domaine. Travaillant principalement avec de grandes entreprises de détail, les consultants connaissent maintenant très bien les principaux fournisseurs et savent où peuvent se cacher les anomalies typiques pour chacun d’entre eux, les ayant déjà détectés en effectuant des analyses chez d’autres clients, puisque les contrats du fournisseur individuel avec différents clients présentent de nombreuses similarités.

Une analyse pratique à tous égards

Comme Iperal le sait bien, grâce aussi aux expériences précédentes de Pay-Back Group Italia avec d’autres entreprises rattachées à la centrale d’Agorà, l’analyse commerciale effectuée par les professionnels de Pay-Back Group n’a que des avantages : elle est sans risque, ne génère aucun coût pour l’entreprise puisqu’elle est payée en pourcentage des montants récupérés et génère des actifs éventuels sans qu’il soit nécessaire d’allouer un quelconque investissement. 

Au cours de l’activité, Iperal a pu apprécier également d’autres aspects du travail des consultants, leur pleine autonomie et une perturbation minimale : leur présence n’a eu aucun impact négatif dans les services et leur travail a pu être réalisé en pleine harmonie avec les compétences internes d’Iperal. Le mérite doit certainement être attribué à une méthode de travail développée au fil des années d’expérience dans ce secteur, dont les experts de Pay-Back Group Italia connaissent parfaitement tous les rouages, mais il faut constater qu’Iperal s’est également révélé être un partenaire idéal de ce point de vue. La rigueur méthodologique et la précision dans la gestion des archives dont a fait preuve le personnel administratif de ce détaillant ont permis à Pay-Back Group Italia de travailler avec des documents en parfait ordre, pouvant ainsi faciliter l’autonomie, ce qui augmente naturellement la rapidité et l’efficacité de l’analyse. Cependant, le personnel de Pay-Back Group Italia est parfaitement formé pour faire face à des situations où la recherche de données est rendue plus complexe par des particularités organisationnelles. 

Le travail des experts de Pay-Back Group Italia s’est rapidement avéré très productif : tout en confirmant la rigueur et l’ordre des opérateurs d’Iperal, l’analyse a révélé certaines anomalies dans les transactions (presque « physiologiques » dans la mesure où elles peuvent difficilement être détectées, sauf par ceux qui s’occupent spécifiquement de ces aspects depuis des années, tels que les professionnels de Pay-Back Group Italia). Par conséquent, il a été possible de procéder à la récupération des manques à gagner latents cachés.

Dynamisme et adaptabilité 

Les consultants de Pay-Back Group Italia, qui ont de nombreuses années d’expérience dans le secteur du commerce de détail, ont développé la capacité à s’adapter au contexte dans lequel le client opère, en particulier à l’environnement dynamique et changeant des réglementations comptables. Iperal, comme la plupart des entreprises de la grande distribution, a récemment connu de nombreux changements en matière de remises accordées par les fournisseurs à la suite de l’approbation du « Decreto Cresci Italia » (aujourd’hui L. 27 du 24/3/2012) qui impose des conditions de paiement plus strictes à l’article 62. De nombreux escomptes ou remises qui n’étaient pas inclus dans la facture le sont désormais, ce qui entraîne des changements soudains dans l’échéance de paiement en raison des incohérences dans le calendrier ainsi que pour les modalités de paiement des escomptes par les différents fournisseurs. Les experts de Pay-Back Group Italia ont pu faire face à cette complexité supplémentaire en analysant la situation au fur et à mesure de son évolution et en mettant en évidence toutes les anomalies que ces changements ont engendrées. L’analyse effectuée par Pay-Back Group Italia a permis à Iperal de récupérer des manques à gagner cachés et d’éliminer des pertes latentes, avec une quantification précise et un avantage objectif conséquent. Les sommes ainsi récupérées ont consolidé la marge, ce qui a permis d’améliorer la rentabilité de l’entreprise.

Comme l’a souligné Cristian Filocamo, directeur financier d’Iperal, « dans la grande majorité des cas, le recouvrement ne découle pas d’erreurs de procédure — telles que le non-recouvrement d’une facture ou une erreur dans les montants d’un crédit — mais de problèmes de communication ». Il peut arriver, par exemple, qu’un fournisseur mette à disposition des contributions et que l’information de cette mise à disposition ne soit pas connue de ceux qui devraient en bénéficier dans la pratique. Dans ce cas, seul un travail ultérieur d’analyse des contrats et des termes de paiements peut permettre son recouvrement. Au-delà de l’avantage économique évident de retrouver une rentabilité supplémentaire, l’analyse commerciale a également eu l’avantage de mettre en évidence la localisation exacte des discontinuités dans les flux d’information qui conduisent à ce genre d’erreurs. L’identification précise de chacun des processus de communication et la connaissance des points où ils sont les plus susceptibles de se déformer ou de s’interrompre ont permis de définir des mesures correctives appropriées qui pourront réduire la perturbation des événements à l’avenir.

En particulier, grâce aux conclusions de Pay-Back Group Italia, Iperal a pu créer un nouveau workflow qui, depuis les premières réunions avec le fournisseur jusqu’au contrat signé, couvre toutes les étapes de la négociation et garantit que tous les aspects couverts par l’accord parviennent correctement aux oreilles de ceux qui les rendent effectivement opérationnels sur le terrain. De ce point de vue, l’intervention de PAY-BACK Group a permis une amélioration des procédures de communication, dont les effets positifs s’étendent à toute la chaîne d’achat, des acheteurs aux bureaux administratifs et comptables. 

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Avec 34 magasins dans 7 provinces de Lombardie et 1900 employés, le groupe Iperal est un acteur majeur du secteur de la distribution alimentaire en Italie. Outre sa taille actuelle, le taux de croissance de la marque est également remarquable : depuis le premier point de vente ouvert il y a près de trente ans dans la province de Sondrio, l’entreprise a constamment évolué, atteignant un chiffre d’affaires de plus d’un demi-milliard d’euros. Iperal est l’un des groupes fondateurs de la centrale d’achat Agorà Network, l’un des plus importants réseaux d’entreprises du secteur italien de la grande distribution.