Comme c’est souvent le cas, la croissance de la taille du groupe Sogegross s’est accompagnée d’une complexité accrue, également d’un point de vue administratif et comptable. Au fil du temps, des anomalies ont été générées dans certains aspects des contrats commerciaux, dont la société était bien consciente, mais elle n’était pas en mesure de quantifier avec précision, ni de l’imputer correctement aux transactions concernées.

La perception de ces anomalies et la difficulté technique objective pour y remédier ont conduit Sogegross à se tourner, dès 2007, vers PAY BACK GROUP ITALIA : une société spécialisée dans la valorisation des données, l’analyse des conditions d’achat commercial et la vérification de la fiabilité.

Analyse pour améliorer l’efficacité

PAY BACK GROUP ITALIA effectue une analyse précise des aspects tels que les remises, les primes, les rabais et les conditions commerciales qui, dans une entreprise ayant un grand nombre de contrats en place avec de multiples fournisseurs, rencontrent souvent et presque inévitablement des anomalies susceptibles de générer un manque à gagner.
L’analyse de PAY BACK GROUP ITALIA n’a que des avantages : elle est sans risque, elle ne génère aucune charge supplémentaire pour l’entreprise puisqu’elle est payée en pourcentage des montants récupérés et elle génère des actifs éventuels sans qu’il soit nécessaire d’allouer un quelconque investissement.

Confidentialité des données

L’activité de PAY BACK GROUP s’est déroulée dès le début sous le signe de la confidentialité maximale pour les données traitées, de la discrétion et de l’intrusion minimale : bien qu’ils aient dû nécessairement prendre connaissance des informations et des systèmes relatifs aux activités comptables et contractuelles de Sogegross, les experts de PAY BACK GROUP ITALIA ont traité et acquis des données, limitant au minimum les interférences avec les activités quotidiennes du client. Après une première phase de partage d’informations, ils ont pu travailler de manière autonome au siège de Sogegross dans un espace dédié mis à leur disposition. L’effort initial minimal de Sogegross a rapidement porté ses fruits : bien que Sogegross se soit avéré être une entreprise très « vertueuse » d’un point de vue comptable et administratif, certaines anomalies dans les transactions étaient toujours présentes et l’analyse commerciale a porté ses fruits.

Une excellente gestion des relations entre les personnes

PAY BACK GROUP ITALIA accorde une grande attention aux relations interpersonnelles, en veillant à ce que chaque client soit constamment suivi par les mêmes professionnels, afin de créer un rapport efficace et fonctionnel pour l’exécution ordonnée des tâches de toutes les personnes impliquées.

Bien qu’il ne soit pas toujours possible d’éliminer la possibilité de commettre des erreurs, l’utilisation de procédures efficaces et éprouvées permet d’identifier et de corriger facilement et rapidement toutes les anomalies éventuelles. Les relations entre ceux qui, avec le meilleur esprit de collaboration possible, doivent effectuer les contrôles et les personnes dont le travail est vérifié pourraient être tendues, mais le professionnalisme de toutes les personnes impliquées — les employés de Sogegross ainsi que les consultants de PAY BACK GROUP ITALIA — a rendu l’expérience très positive dans l’ensemble, les possibilités de discussion étant immédiatement utilisées comme voies de convergence pour l’amélioration.

L’impact sur votre organisation

La présence de PAY BACK GROUP ITALIA, dans la société, a eu une influence plutôt positive, en incitant le personnel de Sogegross à affiner son analyse, en améliorant les processus internes et en renforçant les contrôles pour les aspects contractuels complexes tels que les remises hors facture et les conditions de facturation. Bien que Sogegross ne dispose pas, comme on peut le comprendre, des mêmes outils analytiques sophistiqués que PAY BACK GROUP ITALIA, elle a pu tirer des idées intéressantes du travail des auditeurs, par exemple, parvenir à une informatisation complète des accords locaux et réduire ainsi le risque que certains aspects des contrats papier, objectivement plus difficiles à examiner, échappent aux contrôles.

La création et la mise en œuvre de procédures efficaces ont également contribué à améliorer les flux de communication entre les différents services, entre les groupes appartenant à une même centrale ainsi qu’entre eux tous et le réseau Agora. Les activités de ces entités s’entremêlent et s’influencent mutuellement, ce qui est compréhensible ; les procédures du PAY BACK GROUP ITALIA ont conduit à accorder une plus grande attention aux «zones grises» en raison des nombreux circuits de négociation, en les mettant en évidence et en clarifiant leurs complexités. «Les aspects positifs de l’analyse de PAY BACK GROUP ITALIA étaient tels que nous avons “sponsorisé” le fournisseur d’Agorà Network», poursuit Luca Gattiglia, «avec pour résultat que PAY BACK GROUP ITALIA travaille désormais aussi avec les membres du réseau.

La relation avec les fournisseurs

La relation avec les fournisseurs s’est également améliorée suite à l’analyse de PAY BACK GROUP ITALIA : non pas uniquement parce que cela a permis à Sogegross de mieux connaître ses fournisseurs, qui, étant pour la plupart de grandes multinationales du secteur alimentaire, sont déjà bien connus et disposent d’un pouvoir de négociation considérable, mais également parce que cela a permis aux fournisseurs de mieux connaître Sogegross, de comprendre ses besoins, ses demandes d’un point de vue technique et clairement motivé, et de ce fait, de le traiter avec encore plus de respect et de considération.
  
Des interventions modulaires et flexibles

Les interventions de PAY BACK GROUP ITALIA peuvent également être rapidement adaptées au contexte changeant dans lequel le client opère : dans le cas de Sogegross, comme pour toutes les entreprises de la grande distribution, il y a eu récemment de nombreuses modifications du traitement des remises, suite à l’approbation du “Decreto Cresci Italia” (maintenant loi 27 du 24/3/2012), qui impose des conditions de paiement plus strictes dans l’article 62. En particulier, de nombreux rabais qui étaient auparavant hors facture ont maintenant été inclus dans la facturation. La liquidation des remises n’est pas toujours homogène pour les différents fournisseurs, ni toujours ponctuelle, mais les spécialistes de PAY BACK GROUP ITALIA ont réussi, malgré la complexité et la diversité des contextes, à effectuer une analyse précise et débusquer toutes les anomalies qui se sont produites.

Analyse des frais généraux

Les excellents résultats obtenus par l’analyse commerciale ont convaincu Sogegross de passer à la phase suivante du travail de PAY BACK GROUP ITALIA : l’analyse de l’approvisionnement énergétique et des conditions offertes par d’autres entreprises sur le marché libre, afin de vérifier et s’assurer de la bonne adéquation des contrats existants. Dans ce cas également, les résultats ne se sont pas fait attendre : l’analyse a conduit le groupe à identifier des aspects de manque de transparence dans la relation avec le fournisseur d’énergie. Finalement, l’entreprise a changé de fournisseur et a trouvé un marché moins cher. PAY BACK GROUP ITALIA a maintenant commencé l’analyse des approvisionnements en eau, qui avance rapidement et pourrait bientôt aboutir à des conclusions intéressantes.

Réinvestissement des gains potentiels

Grâce à l’analyse de PAY BACK GROUP ITALIA, Sogegross a récupéré des montants qui jusqu’à là constituaient un manque à gagner caché, dont l’entreprise a perçu l’existence sans pouvoir en quantifier le montant exact. Ces sommes retrouvées ont alimenté la marge de Sogegross et ont été principalement réinvesties dans des politiques commerciales, améliorant ainsi, en fin de compte, les conditions des consommateurs finaux dans les points de vente.